关于组织2019年度档案移交工作的通知-河南农业大学

各学院，校直各单位：
　　根据河南省2020年档案工作会议精神及学校档案馆工作安排，充分发挥档案见证历史的社会作用和教育功能，为确保我校各类文件归档的完整和规范，2019年度档案移交工作现已开始,请各归档单位于6月底之前将2019年度产生的所有应归档文件材料整理移交档案馆。现将移交过程中有关事项通知如下：
　　一、归档范围：
　　1.2019年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各建档单位文件材料归档范围请参照档案馆网站（业务指导）上的各门类档案管理细则。
　　2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、电子文档等）。各部门参照本部门应归档的归档范围和归档要求整理、收集并归档，经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。
　　3.各单位请参照《河南农业大学实物档案建档规范》的要求，将应归档的实物档案如获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及具有保存价值的实物档案整理归档。
　　4.2019年度学校举行参与重大活动、发生重大事件中形成的文件材料。如学校召开党代会、教代会及承办、参与省级以上大型体育赛事、重要会议中形成的各类声像、文件材料。
　　5.请各单位按照《关于做好新冠肺炎疫情防控档案征集工作的通知》要求，做好新冠肺炎疫情防控专项档案征集工作，做到应收尽收。
　　6.本次整理移交的归档材料是2019年各单位产生的归档材料和上级有关来文，以及往年应归档但尚未归档的文件材料。
　　二、归档要求：
　　1.各部门档案管理人员应负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案馆。
　　2.文件类的归档材料实行以件为单位归档；教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。
　　3.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。
　　4.各单位档案员如果在档案整理中遇到问题，可以通过电话与档案馆联系。联系电话：63558135。
　　5.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物等背景信息。
　　三、档案的移交：
　　1.归档验收：
　　移交档案时，每份文件应提交原始发文签、底稿及正式文件（一式三份）；文件材料应完整齐全、平整清洁，不应有破损和污染。交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合者需重新整理，验收合格后方可办理移交手续。
　　2.移交手续：
　　归档部门移交档案材料时必须填写与移交相对应的《归档文件材料移交（接收）登记表》一式二份，经交接双方签字盖章后各留一份备查。
　　3.归档移交时间：
　　党政部门和按年度归档的部门，请于2020年09月30日前移交2019年度归档文件材料。
　　科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。
　　其它档案的归档时间按有关文件规定执行。
　　联系电话：63558135 联系人：张老师

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　档案馆

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2020年05月29日

关于组织2019年度档案移交工作的通知

官方微博

官方微信

点击排行