各学院，校直各单位：
为进一步加强校内分散采购项目管理，规范采购档案资料的归档管理等相关工作，保证采购档案资料的真实完整性，现就有关事项通知如下。
一、归档管理责任
采购部门单位是校内分散采购项目的主体实施单位，按照权责一致原则，须担负好分散采购项目档案资料归档管理的主体责任，确保分散采购项目档案资料的真实完整。
二、档案管理要求
校内分散采购项目档案资料须纳入各部门单位档案资料统一管理，专人负责，按照采购档案保存要求，原件保存期限不少于15年。
三、档案归档内容
校内分散采购项目的归档内容包括但不限于以下资料：1、采购审批单（从采购管理系统下载打印）；2、询价单（货物类项目按照货物清单询价、工程项目按照工程量清单询价、服务类项目按照服务清单询价）；3、供应商报价单（加盖供应商公章，不少于三家供应商）；4、分散采购登记单（部门单位负责人签字，加盖公章）；5、合同文本原件（已用印）。
四、档案归档时间
采购部门单位应在合同签订完毕15日内对每个分散采购项目的档案资料进行整理，制作成采购项目综合资料汇编，并报送国有资产管理处。
2021年10月份以来校内分散采购项目，各部门单位已将采购档案资料归档并编制成综合资料汇编的，原件自行保管留存，复印件及时报送至国有资产管理处存档。采购档案资料尚未归档并编制成综合资料汇编的，请抓紧收集整理相关资料，编制成采购项目综合资料汇编，于2023年9月15日前报送至国有资产管理处，以便存档备查。
五、联系人及电话
联系人：张淑利联系电话：56552897
特此通知。
河南农业大学国有资产管理处
2023年8月31日
